Rota Optimizasyonu Projesinde Değişim Yönetimi
Algoritmalar, yazılımlar, haritalar rota optimizasyonunda ilk üzerinde düşünülen konulardan. Fakat bunlarla birlikte çok daha önemli bir konu var: “insan tarafı”. Güçlü bir optimizasyon sistemi kullansanız da sürücüler, saha satış ekipleri ve yöneticiler yeni sistemi içselleştirmezse proje beklediğiniz etkiye sahip olmama riskiyle karşılaşıyor.
Rota optimizasyonunda teknik altyapının sağlanmasıyla birlikte “değişim yönetimi” kritik bir rol oynuyor. Saha ekiplerinin direncinin nasıl oluştuğu ve bu direncin nasıl yönetilebileceği noktalarına bakacağız.
Neden bazı rota optimizasyon projeleri hedeflenen seviyeye ulaşamıyor?
Rota optimizasyonu projelerinde genelde: “doğru yazılımla ilerlersek her şeyi çözebiliriz” söylemini duyarız.
Doğru yazılım, sistem kararı sonrası uygulama aşamasında karşılalaşılan ise organizasyonel sorunlar olabiliyor.
- Proje tek başına yazılım projesi gibi ele alınabiliyor,
- Saha ekibi süreç tasarımına dahil edilmiyor. Onlara yeni sistem “uygulamaları gereken” bir karar olarak aktarılıyor.
- Saha ekiplerinin kendi rotalarını oluşturmaları, müşterilerle kişisel ilişkileri doğrultusunda plan yapmaları gibi mevcut alışkanlıkları dikkate alınmıyor.
- KPI doğru ve net bir şekilde ortaya koyulmadığı için proje sonrasında elde edilen sonuçlardan başarı çıktı mı sorusu yanıtsız kalıyor.
Sonuç:
Sürücü eski yolunu hala sevdiğini söyleyerek, bundan vazgeçmiyor. Algoritmanın doğru kararını uygulamıyor. Satış temsilcisi müşteriyle olan bağının farklı olduğunu belirterek ziyaret sıklığını kendi bildiği gibi uygulamaya devam ediyor. Proje masada kalıyor, uygulamada hayata geçmiyor.
Saha ekibinin direncinin ana sebepleri
Direncin kök nedenlerini anlamak değişim yönetiminin başlangıç noktasıdır. Direncin beslendiği yer çoğu zaman “belirsizlik ve korku” olarak karşımıza çıkıyor.
- Sürücüler
- “Ezbere bildiğim yolları, yazılım benden iyi bilecek değil”
- “Bu sistem yüzünden cezalandırılır mıyım acaba?
- “Baskı mı artacak, performansım sürekli ölçülecek mi?”
Sürücü için rota optimizasyonu, yeni bir teknolojiyle birlikte, aynı zamanda kendi otoritesinin azalması ya da kaybolması hissi doğrulabiliyor.
- Saha satış ekipleri
- “Şu an her şey bana dayatılıyor gibi, eskiden kendi planımı yapıp ilerliyordum.”
- “Bu sistem bana müşteri kaybettirir mi?”
- “Müşterilerle olan ilişkilerime yazılım karışıyor gibi bir hisse kapılıyorum.”
Satış ekibi için en önemli ve hassas konu, ilişkilerin yönetimi. Planlamada bu dinamik göz ardı edilirse, direnç daha da büyüyor.
- Orta kademe yöneticiler
- KPI çıktılarının daha görünür ve daha net olması, “hesap verme” endişesi yaratabilir.
- Ekibiyle olan ilişkilerinde kontrolün yazılıma geçmesi kaygısı
- Yeni sistemin gelmesiyle birlikte artan ek iş yükü, adaptasyon sürecindeki ek toplantılar
Buradaki fonksiyonların hepsinin kaygısı ve motivasyonu birbirinden farklı. Bu nedenle verilecek mesajlar da farklı olmalı.
Değişimi Yönetiminde 5 Önemli Adım
- Yönetim Sponsorluğu ve Net Hedef
Rota optimizasyonu projesine başlarken ilk soru şu olmalı:
“Bu projenin amacı nedir? 1 yılın sonunda neyi değiştirmiş ve başarmış olacağız?”
- Hedefler: km’nin azalması, araç sayısının azalması, müşteri memnuniyetinde artış, teslimat süresinin azalması.
Üst yönetimin sahiplenmesi: Projenin sadece bir teknoloji hamlesi değil, aynı zamanda şirketin stratejik bir hedefi olduğu vurgulanmalı.
Bu hedef sahada basit ve net bir şekilde ifade edilmeli: Daha net plan, daha az stres, daha az karışıklık.
- Pilot Bölge ile Kontrol Altında Bir Başlangıç
“Bir günde tüm ülkede sistemi değiştiriyoruz.” yaklaşımı riskli ve kaosa neden olma ihtimalini barındırabilir. Bu nedenle birkaç şehir ya da bir bölgenin pilot yapılmalı.
- Farklı yoğunluklardaki ve profildeki bölgelerde test,
- Hem operasyonel hem saha ekibinin hissiyatlarına dair geri bildirimlerin toplanması
Pilot dönem sona erdikten sonra pilot dönem öncesi ve sonrasının karşılaştırılması verilerle ve kullanıcı deneyimiyle mümkün olacaktır.
- Saha Ekipleriyle Kural Setinin Oluşturulması
Saha ekiplerine rota ve izlenecek yolu direkt aktarmaktansa onların sürecin içinde ve ortağı olacakları bir yaklaşım izlemek daha sağlıklıdır.
Sürücülerle birlikte gerçek engel ve zorlukları tartışmak:
- Zaman pencereleri
- Araç sınırlamaları
- Müşteri tercihleri
Satış ekipleriyle ilişki yönetimi kurallarını ortaya koymak:
- Özel durumlar
- Özel müşteriler
- Ziyaret sıklığı
Bu yaklaşım sayesinde kendilerine sorulmadan tepeden inme bir proje algısı kırılır. Birlikte tasarladığımız yeni bir çalışma şekli duygusu sahiplenilir.
- Gölge Kullanım Dönemi ve Geri Bildirim Sistemi
Değişim bir anda olmaz; özellikle sahada çalışan ekipler için deneyimleyerek öğrenme çok önemlidir.
- Eğitim oturumları: Sadece teknik kullanım değil, “benim buradaki hayatımda ne değişecek?” sorusuna da cevap veren oturumlar olmalı.
- Gölge dönemi: Belirli bir süre eski ve yeni sistem bir arada kullanılır. Karşılaştırma yaparak süreç ilerletilir.
- Geri bildirim kanalı: Saha ekibinin gerçek zamanlı yorumlarını iletebileceği basit bir kanal ile bu yorumların takibi ve anlık iletişim sağlanır. Örneğin Whatsapp/Teams/Telegram grubu veya haftalık kısa geri bildirim formları.
Böylece saha ekibi kendisini bu gelişimin parçası olarak görür ve süreci sahiplenir.
- Başarı Hikayelerini Anlatmak ve Ödüllendirme ile Teşvik Etmek
Çalışanlar kurallardan daha çok örneklerden, birlikte çalıştığı arkadaşlarından etkilenir.
- Pilot bölgedeki gelişmeler:
- Km, süre, maliyet, müşteri şikayetleri, iptal edilen teslimatlar vb.
- Saha ekibinin bireysel başarıları:
- Yeni sistemle daha verimli çalışan sürücüler ve satış temsilcileri
- Küçük ödüller ve takdir:
- Basit teşekkürler, iç iletişimde başarı hikayelerinin paylaşılması, küçük primler vb.
“Bu sistem yüzünden başım ağrıyor” duygusunu, “bu sistem sayesinde işim kolaylaştı” hissine çevirmek için görünür örnekler gerekiyor.
İletişim Stratejisi: Kime, Nasıl İletişim Kurmalı?
Değişimi yönetirken tek bir mesaj yeterli olmayacaktır. Çünkü her kademe ve departman farklı dinamikleri, farklı profilleri barındırır.
Sürücülere:
Daha az karışık rota, öngörülebilir çalışma saatleri, daha az trafik ve yanlış adres, daha planlı bir gün, fazladan km’lerin azalması konularında teşvik edici ve cesaretlendirici bir iletişim kurulmalı.
Satış ekibine:
Zaman kazanımı, müşterilerle daha planlı ve doğru sıklıkla ziyaret, doğru planlama ile gereksiz enerji kaybının önlenmesiyle ilgili iletişim vurgulanmalı.
Üst yönetime:
Açık ve net KPI, maliyetlerin azalması, verimliliğin artması ve güvenilir verilerle gelecek vizyonu içi atılacak adımların önemi ön plana çıkartılmalı.
Takip Edilmesi Gereken KPI’lar
Rota optimizasyonu projesinde değişim yönetimini “ölçülebilir” kılmak için bazı temel KPI’lar izlenmeli:
- Toplam kat edilen km
- Ortalama teslimat süresi
- Araç başı günlük ziyaret & teslimat sayısı
- Müşteri şikayet sayısı (geç teslimat, ziyaretin gerçekleşmemesi vb.)
- Saha ekibi memnuniyet skoru
Bu metriklerdeki olumlu yöndeki değişimler saha ekipleri ve üst yönetimi ikna etmek ve değişimi yönetmek için önemli olacaktır.
Sık Yapılan Hatalar
- Saha ekibini sadece “kullanıcı” olarak görmek, onları sürece dahil etmemek,
- Bir gecede tüm yapıyı yeni sisteme geçirmek
- Veri kalitesi sorunlarını görmezden gelmek
- “Bu sistem bundan sonra böyle, alışın” tarzı, geri bildirime kapalı, sert iletişim
- Sadece maliyete odaklanmak ve bunun üzerinde durmak, operasyonu yapan insanları ihmal etmek
Rota optimizasyonu projeleri teknik olarak karmaşık görünebilen projelerdir. Bu projelerde başarının anahtarı çoğu zaman çok insani bir yerdedir: alışkanlıkları değiştirmek ve sahayı kazanmak.
Doğru ve etkili değişim yönetimi yaklaşımıyla:
- Sürücülerinizin ve saha ekiplerinizin direncini azaltabilir,
- Daha kısa sürede benimsenen bir rota optimizasyon sistemi kurabilir,
- Maliyet ve müşteri deneyiminde somut çıktılar elde edebilirsiniz.
Eğer siz de rota optimizasyonu projenizi sadece bir yazılım değişimi ve kurulumu olarak değil, uçtan uca bir dönüşüm olarak kurgulamak istiyorsanız, Geovision’un uzman ekibiyle birlikte hem teknik hem organizasyonel yol haritanızı yeniden tasarlayabilirsiniz.
